Forretningsorden for Aarhus Studenter Roklub

Vedtaget 30. juni 2010

Bestyrelsen holder møde en gang om måneden eller efter behov. Juli er mødefri.
Bestyrelsen afholder møderne i egnede lokaler. Dato, tid og sted aftales to mdr. frem.
Møderne ledes af mødelederen eller stedfortræderen, disse vælges på det konstituerende bestyrelsesmøde for et år ad gangen.
Mødelederen eller stedfortræderen gennemgår inden udsendelse dagsordnen for relevans og sætter en vejledende tidsramme på det enkelte punkt.
Overskrides tidsrammen for det enkelte punkt, kan det udskydes til næste møde.
Klubbens medlemmer kan anmode om at overvære behandlingen af et punkt på dagsordenen, ligesom bestyrelsen kan indkalde lægmænd/eksperter til høring. Bestyrelsen har ret til helt eller delvist at afvise en anmodning om at overvære behandlingen af et eller flere punkter.

Mødelederen eller stedfortræderen indkalder til møde og efterlyser punkter til dagsordenen senest ti dage før mødets afholdelse.
Punkter, der ønskes behandlet på næstkommende bestyrelsesmøde, skal være indkommet senest syv dage før mødets afholdelse. Dagsorden udsendes seks dage før mødets afholdelse til samtlige bestyrelsesmedlemmer og slås op på klubbens hjemmeside.
Punkter skal altid suppleres af en uddybende, skriftlig motivation, med mindre de er af orienterende karakter. Der kan ikke træffes beslutning om større investeringer, med mindre punktet med ønsket ledsages af et budget og finansieringsforslag.
Sekretæren skriver et udvidet beslutningsreferat af mødet, som slås op i klubstuen/på klubbens hjemmeside senest syv dage efter mødets afholdelse, med mindre andet aftales. Når referatet er lagt på klubbens hjemmeside udsender sekretæren e-mail til bestyrelsens medlemmer herom.

Klubbens medlemmer kan henvende sig til klubbens bestyrelse ved at kontakte enkeltpersoner eller ved at sende brev/e-mail til bestyrelsen.
Bestyrelsens medlemmer har pligt til at jævnligt at kontrollere, om der er kommet post til dem (e-mail og dueslag i klubben).
Ved længere tids fravær meldes dette ud i god tid til kollegerne i bestyrelsen.

Bestyrelsen informerer om sit arbejde via udvidede beslutningsreferater fra møderne. Herudover tjener indlæg i klubbladet, på hjemmesiden og nyhedsmail som uddybende information.

Bestyrelsens medlemmer skal orientere hinanden om væsentlige sager, der opstår inden for deres ansvarsområder. Dette sker enten på bestyrelsesmøder eller via rundsendelse af kort orientering pr. e-mail og efterfølgende orientering på bestyrelsesmøderne.
Bestyrelsens medlemmer kan bede om fortrolighed om enkelte sager. Denne fortrolighed skal respekteres af alle bestyrelsesmedlemmer, også efter at de har forladt deres bestyrelsesposter.

Beslutninger truffet af tidligere bestyrelser står ved magt, indtil der træffes en ny beslutning.

Bestyrelsen udarbejder i forbindelse med generalforsamlingen et budget for det kommende år. Kassereren følger sammen med den øvrige bestyrelse løbende op på udviklingen i klubbens økonomi og budgettet lægges til grund ved beslutninger om større investeringer.

Forslag til ændringer i forretningsordenen sendes til bestyrelsen til behandling på førstkommende møde.