Begrænsninger af sommerens velfærd

Kære medlemmer

Nu er VFF’s ekstraordinære generalforsamling overstået, og VFF-bestyrelsens forslag til ændring af vedtægterne blev ikke vedtaget. Det betyder, at vi i VFF hverken kan få oprettet netbank eller få udstedt dankort til foreningens konto, da både formanden og kassereren skal være til stede ved enhver transaktion af foreningens midler, dvs. ved enhver brug af dankort eller netbank. Siden banken ikke kan garanterer, at dette sker, kan de ikke udstedet kort og netbankadgang.

Vi lægger i VFF-bestyrelsen op til, at der ved den ordinære generalforsamling i november måned vedtages et sæt nye vedtægter, der kan afhjælpe denne situation. Siden generalforsamlingen er VFF’s øverste myndighed, er vi som bestyrelse nødsaget til at efterleve aftenens beslutning, således vi skal følge de gældende vedtægter samt bankens fortolkning heraf. Konsekvenserne er derfor helt praktisk for jer medlemmer følgende:

  1. Har du et udlæg, du endnu ikke har fået refunderet, skal vi have kvitteringen senest nu på torsdag d. 25. juni inden midnat, da vores gamle konto bliver lukket fredag formiddag. Kvittering skal lægges i dueslaget i den lille bådhal eller sendes via mail til vffbest@asr.dk. Har vi ikke modtaget kvitteringen inden denne deadline, vil udlægget nok først blive refunderet efter den ordinære generalforsamling i november.
  2. VFF vil ikke længere kunne betale for grillkul, kaffe, te, kage og andre småting, som vi plejer at give i klubben. Du kan altså ikke købe ind på VFF’s vegne, og hvis du gør udlæg, så bliver det ikke refunderet. Med andre ord: Du får ikke pengene igen, med mindre du har en forudgående og eksplicit aftale med VFF’s bestyrelse. Lad derfor være med at købe noget til klubben, medmindre du har fået det forhåndsgodkendt af VFF på vffbest@asr.dk, eller du selv er villig til at betale for det.
  3. Som konsekvens af, at der ikke kan foretages og refunderes udlæg, er det derfor heller ikke muligt at holde spontane fester eller andre små-arrangementer i klubben, medmindre dette gøres fuldstændigt uafhængigt af VFF’s økonomi. Her skal “helt uafhængigt af” forståes således, at der til disse spontane arrangementer ikke kan købes sprut, øl og vand fra køleskabet eller VFF’s lager i øvrigt; se pkt. 6.
  4. De resterende af VFF’s planlagte arrangementer frem til generalforsamlingen i november er aflyst, dog afholdes Kaninfesten på lørdag efter planen. Vi overvejer i øjeblikket, om vi har kapacitet til at afholde Sensommerfesten d. 26. september; der kommer højst sandsynligt en tilmelding op, men selve festen bliver kun afholdt, hvis der er nok tilmeldte. Dette skyldes, at arbejdet med at købe ind, tilbagebetale udlæg, hente byttepenge og sætte penge i banken efter festen er for stort til at bestyrelsen kan bære det, og det er kun bestyrelsen, der kan råde over pengene i forhold til banken. Definitionen af “nok tilmeldte” besluttes af VFF tættere på festen og meldes ud sammen med tilmeldingen, såfremt der ophænges en sådan.
  5. Klubaftenerne bliver afholdt som før vi fik MobilePay og Swipp. Det vil sige at en af de mad-ansvarlige lægger ud for maden og selv sørger for at prisen holdes under 30 kr/mand. Derefter er det den mad-ansvarliges eget ansvar at indkræve pengene, da det IKKE må blandes sammen med pengene i køleskabet. Det betyder effektivt, at ethvert underskud på en klubaften dækkes af de, der lægger pengene ud; et eventuelt overskud tilfalder også til denne person eller disse personer. Betaler man via MobilePay eller Swipp til VFF’s nummer til klubaftenerne, går pengene altså ikke til de, der har lagt ud, og man forærer derfor VFF penge i stedet for at betale for maden til rette vedkommende.
  6. Alt efter hvor besværligt det er at flytte vores leverandøraftale med Carlsberg, vil der hen over sommeren komme kortere eller længere perioder uden øl og vand i klubben. Hvis der mangler øl, kan man jf. pkt. 2 ikke købe øl og vand i fx Føtex og få udlægget refunderet af VFF, og man har i stedet foræret klubbens medlemmer gratis øl og vand.

Vi håber selvfølgelig at generne bliver minimale, men vi har ikke et overblik over det endnu. Vi skal nok give mere besked, når banken har oplyst os om konsekvenserne af det forkastede ændringsforslag til vedtægterne, og når vi har vurderet de afledte konsekvenser heraf.

Det er vores vurdering, at VFF’s arbejde kun kan udføres med råderet over en bankkonto, hvor råderetten tillader, at udlæg refunderes via netbank og at der udstedes et dankort til indkøb på VFF’s vegne. Siden dette ifølge banken utvetydigt kræver en vedtægtsændring, ser vi frem til, at I medlemmer inden den ordinære generealforsamling i november er behjælpelige med at finde formulering af vedtægterne, der er acceptable for både jer selv og for banken.

Vi ønsker derfor, at alle, der har forslag til konkrete formuleringer af tegningsreglerne i vedtægternes §4, bringer dem på banen snarest muligt, således formuleringen kan forelægges banken med henblik på en vurdering af tilstrækkeligheden. De gældende vedtægter kan findes på VFF’s side på ASR’s hjemmeside (kig nederst i venstre spalte). Forslaget, der ikke blev vedtaget på aftenens generalforsamling, kan findes via indkaldelsen.

God sommer.

På vegne af VFF’s bestyrelse
Britt, kasserer

Posted in Forside.

Britt Videbæk Fredsgaard